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Fragen und Antworten

 

Hier finden Sie Fragestellungen unserer Kunden mit den entsprechenden Antworten.

Diese Auflistung erhebt natürlich keinen Anspruch auf Vollständigkeit, denn jeder Kunde hat spezielle Anforderungen, die oft erst in einem Gespräch zu Tage treten. Aus diesem Grund legen wir sehr viel Wert auf persönlichen Kontakt.

Um ein Grundverständnis für unsere Arbeitsweise darzustellen haben wir eine technische Erläuterung vorangestellt. Diese ist sehr kurz gehalten und verzichtet bewusst auf Einzelheiten.Wir arbeiten mit speziellen Output-Management-Softwaretools. Diese Software wird so „angelernt“, dass jedes Dokument eindeutig identifiziert wird. Wichtige Kriterien wie die Adresse, Personalnummer, Kostenstelle oder Mandant werden sicher ausgelesen und in einer Referenzdatei abgelegt.

Werden Abrechnungsdaten an das Output-Managementsystem gesendet erkennt dieses anhand der gespeicherten Referenzen das Dokument zuverlässig. So lassen sich die Dokumente eindeutig trennen und verarbeiten. Aus diesem Grund benötigen wir von Ihnen vor dem Beginn der Verarbeitung  Testdaten von allen Dokumentenarten. Wie das funktioniert erklären wir Ihnen gerne am Telefon.

Wie kann ich von Endlos-Papier auf A4-Normalpapier umsteigen?
Wenn Sie bisher Ihre Verdienstabrechnungen auf Endlospapier ausgegeben haben ist das Datenformat zeichenorientiert. Bitte prüfen Sie ob Ihr Abrechnungssystem Daten auf einen Laserdrucker ausgeben kann. Die meisten Systeme am Markt unterstützen diese Ausgabe. Sollte das nicht möglich sein kann auch das zeichenorientierte Datenformat verarbeitet werden. Da wir vor Verarbeitungsbeginn Testdaten aller Dokumentenarten (Verdienstabrechnung, DEÜV, Lohnsteuerbescheinigung) benötigen helfen wir Ihnen bei der Erzeugung dieser Daten. Bitte rufen Sie uns an oder senden uns eine E-Mail, wir melden uns umgehend.
Wie sicher sind die sensiblen Mitarbeiterdaten bei Ihnen?
Unser Dienstleistungskonzept beinhaltet auch den Datenschutz. Aus diesem Grund erhalten Sie vor dem Beginn unserer Zusammenarbeit eine Datenschutzerklärung mit Sicherheitskonzept. Dort sind alle wichtigen Punkte aufgeführt. Dazu gehört eine hochsichere verschlüsselte Datenübertragung (Ende zu Ende) sowie Datenverarbeitungssysteme, die nicht mit dem Internet verbunden sind. Bitte fordern Sie hier unsere Datenschutzerklärung an. Gerne beantworten wir Ihre Fragen auch am Telefon.
Können Verdienstabrechnung, DEÜV und Lohnsteuerbescheinigung in einen Umschlag kuvertiert werden?
Unsere spezielle Output-Management-Softwaretools lesen wichtige Kriterien aus dem Dokument aus. Dazu gehört auch die Personalnummer. Die Personalnummer ist als eindeutiges Kriterium auf allen Dokumenten der Personalabrechnung vorhanden. Sämtliche Daten der Personalabrechnung (Verdienstabrechnung, DEÜV, Lohnsteuerbescheinigung, Zeitwirtschaft) werden über das Kriterium Personalnummer zusammengeführt, gedruckt und kuvertiert.
Können zusätzliche Informationen zur Verdienstabrechnung beigefügt werden?
Ja, sowohl als zusätzlicher Flyer, der beim kuvertieren eingesteuert wird oder als elektronisches Dokument, welches dann mit der Verdienstabrechnung gedruckt wird.
Wir rechnen für mehrere Firmen ab. Jede Firma möchte ihr Logo auf den Verdienstunterlagen haben. Ist das möglich?
Ja, wir können für Sie individuell ein Logo aufbringen. Dazu benötigen wir ein Kriterium im Dokument, welches diese Firma eindeutig identifiziert. Oft ist eine Mandantennummer oder ein bestimmter Nummernkreis der Abrechnung vorhanden. Tritt dieses Kriterium auf, wird das dazugehörige Logo an einer vorher festgelegten Position eingedruckt.
Wir erstellen mit einem Word-Serienbrief die Saldenbestätigungen für eine Versicherung unserer Mitarbeiter. Können Sie diese Schreiben zusammen mit der Verdienstabrechnung drucken und kuvertieren?
Eindeutiges Kennzeichen aller Dokumente in der Personalabrechnung ist die Personalnummer. Bringen Sie bitte auf dem Word-Serienbriefdokument die Personalnummer des Mitarbeiters auf (das können wir auch für Sie erledigen). Dann wird das Dokument an Hand dieser Nummer richtig zugeordnet. Zum Schluss wird nur noch die Reihenfolge der unterschiedlichen Dokumente im Kuvert festgelegt. In der Regel ist die Verdienstabrechnung an erster Stelle, gefolgt von der DEÜV, Lohnsteuerbescheinigung, Zeitnachweis und den zusätzlichen Anschreiben. Grundsätzlich ist jede andere Kombination denkbar.
Einige Mitarbeiter sind im Auslandseinsatz und können so die Verdienstabrechnung nicht per Papier erhalten. Bieten Sie einen hochsicheren Versand der Verdienstabrechnung per E-Mail an?
Ja, wir bieten diese Dienstleistung über das Verfahren regify an. regify-Versendungen sind immer Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Nach der einmaligen Authentifizierung des Empfängers kann dieser über seinen gewohnten E-Mail-Account die verschlüsselte Lohn- und Gehaltsabrechnung empfangen. Wahlweise kann das ein PC, Tablet oder Smartphone sein. Um diese Versendung durchzuführen benötigen wir das eindeutige Kriterium E-Mail-Adresse. Ist diese Information auf  der Verdienstabrechnung vorhanden wird über regify verschickt.
Wir möchten einen Teil unserer Verdienstabrechnung per verschlüsselter Email versenden, der größere Teil soll aber weiterhin im Kuvert verschickt werden. Ist das möglich?
Ja, wenn gewünscht kann diese Funktion aktiviert werden. Ist das Kriterium E-Mail-Adresse auf der Verdienstabrechnung vorhanden, wird mit dem hochsicheren E-Mail-Verschlüsselungssystem regify verschickt. Ist das Kriterium nicht vorhanden werden die Verdienstabrechnungen gedruckt, kuvertiert und verschickt.
Wir möchten unsere Verdienstabrechnung optisch verschönern. Leider ist unser Abrechnungssystem sehr eingeschränkt. Welche Möglichkeiten können Sie uns anbieten?
Mit unserem Output-Managementtool können wir Bereiche verschieben, einblenden, ausblenden, Rahmen und Linien setzen, Logos und Schriftzüge einblenden, Schriften verändern und vieles mehr. Teilen Sie uns Ihre Wünsche und Vorstellungen mit, wir unterbreiten Ihnen ein individuelles Angebot.
Unsere Verdienstabrechnung sollen archiviert werden. Bieten Sie diese Dienstleistung an?
Ja, wir können die Dokumente der Personalabrechnung für Sie archivieren.
Wir möchten die bei ihnen verarbeiteten Verdienstabrechnung in unser Archivsystem einlaufen lassen. Welche Archivsysteme unterstützen Sie?
Es ist möglich, die Dokumente der Personalabrechnung an die meisten bekannten Archivsysteme zu übergeben. Teilen Sie uns bitte mit welches Archivsystem Sie nutzen, wir unterbreiten Ihnen ein individuelles Angebot.
Ist es möglich, dass Sie unsere Verdienstabrechnung nach der Verarbeitung auf einem selbsttragenden Medium archivieren und uns zusenden?
Ja, sie können von uns ein dateibasierendes Archivmedium erhalten. Viele Kunden erhalten jeden Monat von uns eine Archivdatei, die um die jeweilige Monatsabrechnung ergänzt wird. Am Jahresende sind dann alle Dokumente der Personalabrechnung in einer Datei vorhanden. Durch sinnhafte Verschlagwortung (z.Bsp. Personalnummer, Name, Vorname, Abteilung) kann blitzschnell recherchiert werden. Das Ausgabeformat ist PDF. Bei Rückfragen von Mitarbeitern kann der Sachbearbeiter alle Jahresdokumente bequem aufrufen und bei Bedarf ausgeben.
Auf Grund der vielen Rückrechnungen möchten wir gerne die Vorder- und Rückseiten bedrucken. Dabei darf allerdings die DEÜV  oder Lohnsteuerbescheinigung. nicht auf der Rückseite der Verdienstabrechnung gedruckt werden? Können Sie dieses Problem lösen?
Über das Output- Managementtool wird jedes Teildokument an Hand von eindeutigen Kriterien identifiziert. Damit ist bekannt, wann der Wechsel von Verdienstabrechnung und DEÜV, Lohnsteuerbescheinigung oder Zeitnachweis stattfindet. Im System wird festgelegt, dass jedes Teildokument auf einer Vorderseite ausgegeben wird. Gleichzeitig wird an den Stellen, wo das nicht möglich ist, eine Leerseite eingefügt. Somit ist sichergestellt, dass jeder Dokumententyp separat hintereinander gedruckt und kuvertiert wird.
Wie können wir unsere Abrechnungsdaten sicher und schnell zu ihnen senden?
Auf Wunsch stellen wir Ihnen geeignete und hochsichere Datenräume zur Verfügung. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt Ende-zu-Ende. Sollten Sie eigene Systeme (FTP, SFTP, VPN oder andere Systeme) wünschen benötigen wir von Ihnen Zugangsdaten, die wir bei uns verwalten.
Welche Abrechnungssysteme unterstützen Sie?
Auf Grund der flexiblen Struktur unserer Output-Managementtools unterstützen wir alle Abrechnungssysteme, die für uns lesbare Daten erzeugen (EMF, PDF, ASCII, AFP, PS) und diese auf einem Windows-System ausgeben können. Viele unserer Kunden nutzen unter anderem SAP/HR, Paisy, Loga, Hansalog, Topas, SBS, Sage. Nehmen Sie mit uns Kontakt auf und wir werden gemeinsam eine Lösung finden.
Gibt es einen Plan, wie die Lohnabrechnung bei ihnen abläuft?
Wir erstellen mit Ihnen gemeinsam ein Verfahrenshandbuch. In diesem Verfahrenshandbuch werden alle relevanten Informationen (Abrechnungssystem, Datenformat, Übertragungsmodalitäten, Ansprechpartner, Sortierungsvorgaben, Versender und vieles mehr) aufgeführt und mit Ihnen abgestimmt. Vor Beginn der ersten Echtabrechnung wird dieses Dokument von beiden Parteien begutachtet und abgenommen. Diese Festlegung garantiert Auftraggeber und Auftragnehmer höchste Sicherheit und einen reibungslosen Ablauf. Das Verfahrenshandbuch wird in Revision geführt, das heißt, das jede Änderungen sofort dokumentiert wird. Dieser neue Revisionsstand wird dann sofort Arbeitsgrundlage.
Wie können Sie garantieren, dass nur die Papiere in den Umschlag kommen, die auch dort hinein gehören?
Jedes Dokument erhält beim Druck ein individuelles Steuerzeichen. Diese Steuerzeichen geben dem Kuvertiersystem die Anweisung, wie damit verfahren wird. Kommen Dokumente durcheinander stoppt das System sofort und gibt dem Bediener eine Anweisung, was zu tun ist. Zusätzlich werden Zähler für Seiten und Kuverts aufgebracht, so dass im Fehlerfall sofort eine Korrektur vorgenommen werden kann.
Wir möchten unsere Verdienstabrechnungen gerne bei Ihnen drucken und kuvertieren. Wie kommen die fertigen Abrechnungen zu uns?
Um eine schnelle Rücksendung der fertigen Abrechnungen zu garantieren haben wir Verträge mit Paketdiensten geschlossen, die je nach Kundenwunsch eine zügige Zustellung ermöglichen. Teilen Sie uns bitte mit, bis wann Sie Ihre fertigen Abrechnungen im Haus haben möchten. Wir unterbreiten Ihnen ein individuelles Angebot.
Wir haben mehrere Niederlassungen im Bundesgebiet. Ist es möglich, die fertigen Lohnabrechnungen direkt in die Niederlassungen zu senden?
Ja, das ist möglich. Im Verfahrenshandbuch werden alle Verarbeitungsschritte und die Versandoptionen dokumentiert. Um eine Sortierung nach Niederlassungen durchzuführen benötigen wir in den von Ihnen gelieferten Abrechnungsdaten einen eindeutigen Kenner für die verschiedenen Niederlassungen. Dieser Kenner wir ausgelesen und dient dem blockweisen Druck und Versand. Somit sind auch andere Verarbeitungsformen denkbar (z. Bsp. Niederlassung 1 Paketzustellung, Niederlassung 2-5 Einzelbriefe an die Mitarbeiter nach Hause, Niederlassung 6 Email- Versand). Bitte teilen Sie uns Ihren Wunsch mit, wir finden eine Lösung.
 

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